Asistente de Ventas y Facturacion

Perfil de Cargo: Asistente de Ventas y Facturación

Nombre del Puesto:

Asistente Comercial y de Facturación

Área:

Ventas / Administración Comercial

Reporta a:

Jefe de Ventas

Objetivo del Puesto:

Gestionar de forma integral el ciclo administrativo-comercial desde la recepción y registro de pedidos, su seguimiento hasta el despacho, y la emisión correcta y oportuna de la facturación, garantizando una atención eficiente al cliente y un flujo de ventas sin interrupciones.

Funciones y ResponsabilidadesGestión de Ventas y Pedidos

1. Recibir y registrar pedidos de clientes (vía correo, teléfono, ERP u otros canales).
   
   
2. Ingresar la información en el sistema (Odoo u otro) verificando precios, cantidades y condiciones comerciales.
   
   
3. Coordinar con el área de logística/almacén la disponibilidad de stock.
   
   
4. Dar seguimiento al pedido hasta su despacho, manteniendo informado al vendedor y/o cliente.
   
   
5. Actualizar reportes de seguimiento de pedidos y ventas diarias/semanales.
   
   

Facturación

1. Emitir facturas, boletas y notas de crédito en el sistema, asegurando la correcta aplicación de condiciones y datos.
   
   
2. Verificar que todos los documentos cumplan con los requisitos legales y tributarios vigentes.
   
   
3. Coordinar con el área de cobranzas la entrega de documentos a clientes y el control de plazos de pago.
   
   

Atención y Comunicación

1. Brindar información oportuna a clientes y comerciales sobre el estado de sus pedidos y facturas.
   
   
2. Canalizar reclamos o solicitudes especiales hacia las áreas correspondientes.
   
   
3. Mantener comunicación constante con el equipo comercial para priorizar pedidos y entregas.
   
   

Control y Reportes

1. Mantener actualizados los indicadores de ventas, pedidos pendientes y facturación.
   
   
2. Preparar reportes semanales y mensuales de ventas y facturación para gerencia.
   
   
3. Controlar que todos los pedidos estén facturados y evitar retrasos o inconsistencias.
   
   

Requisitos del Puesto

• Formación:
  Técnico o universitario en Administración, Negocios Internacionales, Contabilidad o afines.
  
  
• Experiencia:
  2 años en áreas de ventas, asistencia comercial o facturación.
  
  
• Conocimientos:
• Manejo de ERP (Odoo, SAP, u otros).
  
  (No excluyente)
• Microsoft Excel
• Conocimiento de procedimientos de facturación electrónica.
  
  

• Normativa tributaria básica (IGV, notas de crédito, detracciones, etc.).
  
  

• Competencias:

• Organización y gestión del tiempo.
  
  
• Orientación al cliente.
  
  
• Atención al detalle.
  
  
• Trabajo en equipo.
  
  
• Comunicación efectiva.
  
  
• Resolución de problemas.
  
  

Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)

1. Pedidos ingresados sin errores:
   ≥ 98%.
   
   
2. Tiempo promedio de registro de pedido a facturación:
   ≤ 24 horas.
   
   
3. Facturas emitidas dentro del plazo acordado:
   ≥ 95%.
   
   
4. Pedidos con seguimiento completo hasta entrega:
   100%.
   
   
5. Actualización de reportes:
   semanal y sin atrasos.