Nos encontramos en la búsqueda de una Asistente Administrativa altamente organizada, responsable y con orientación al detalle, para brindar soporte al área de Administración y Legal de una empresa internacional con operaciones en Estados Unidos.
El cargo es hibrido , ideal para personas con excelente comunicación virtual, dominio de herramientas digitales e interés en trabajar en un entorno profesional internacional.
Funciones principales
- Crear nuevos clientes y apertura expedientes en el sistema de facturación electrónica.
- Vincular y registrar horas, hitos y servicios en los expedientes activos.
- Elaborar reportes de consumo, horas, hitos, escalonados y montos fijos.
- Registrar horas de proveedores y generar reportes administrativos para el área legal.
- Revisar junto al área legal reportes mensuales, ajustes, castigos o traslados de horas.
- Coordinar la emisión, revisión y envío de facturas, boletas y comprobantes electrónicos.
- Ingresar comprobantes a portales de clientes y sistemas contables.
- Elaborar y mantener actualizado el reporte mensual de facturación.
- Registrar expedientes compartidos y coordinar con Finanzas la distribución de honorarios.
- Realizar seguimiento de cobranzas y pagos a clientes específicos.
- Registrar facturas de proveedores locales e internacionales y coordinar la programación de pagos.
- Participar en reuniones virtuales de coordinación y seguimiento.
- Brindar soporte administrativo, contable y operativo al jefe inmediato.
Requisitos
- Egresado(a) o técnico(a) de Administración, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo o carreras afines.
- Experiencia mínima de 2 años en puestos administrativos o de facturación, preferiblemente en estudios de abogados, consultoras o empresas de servicios profesionales.
- Conocimientos en facturación electrónica, IGV, detracciones, cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- Manejo de Excel intermedio (tablas dinámicas, fórmulas) y Word/PowerPoint a nivel usuario.
- Dominio de Internet avanzado y herramientas digitales (Google Workspace, Microsoft 365, Zoom, Teams, Slack, plataformas de gestión documental).
- Inglés avanzado (lectura y redacción de correos).
- Disponibilidad para trabajar de forma hibrida en horario de oficina.
Competencias personales
- Organización, planificación y atención al detalle.
- Proactividad y autonomía.
- Comunicación asertiva y trabajo en equipo virtual.
- Capacidad analítica y orientación a resultados.
- Empatía, servicio al cliente y compromiso.